Processos burocráticos: saiba como reduzi-los em sua Corretora

Omar Ajame
Processos burocráticos: saiba como reduzi-los em sua Corretora

Como estão os processos burocráticos na sua corretora? Esse setor exige rigor e formalização nos documentos e normas, porém a burocracia em excesso trava o fluxo de trabalho e dificulta as operações.Períodos de crise econômica podem ser melhor superados com atividades estratégicas capazes de facilitar os processos. Mas, para isso, é preciso planejamento e conhecimento de negócio, a fim de não colocar a empresa em risco por falta de cuidado.Confira as práticas que podem ser adotadas para reduzir os processos burocráticos.

Mapeamento de processos

A redução da burocracia pode ser comparada a uma faxina na empresa: você precisa tirar coisas do lugar, revisar processos e avaliar fluxos para colocar tudo em ordem.Entenda os cronogramas e atividades realizadas para identificar possíveis melhorias. Aproveite o momento para definir as metas a serem alcançadas.

Digitalização de procedimentos

A rotina de uma Corretora envolve um grande volume de documentos e de dados a serem analisados. É praticamente impossível pensar em lidar com esse material de maneira física, sem a ajuda da tecnologia.Digitalize tudo o que for possível. Se houver necessidade de guarda das versões físicas de alguns contratos, providencie a digitalização para consultas e armazene o original.Adote também sistemas de CRM para organizar os dados dos clientes e facilitar o atendimento, mantendo um histórico de todas as ocorrências.

Dê autonomia à equipe

Profissionais que entendem o trabalho a ser feito conseguem identificar gargalos no sistema, apontando ferramentas ineficientes ou etapas que podem ser otimizadas.Para isso, delegue as tarefas de maneira coerente, bem como invista em capacitação, para que cada profissional saiba exatamente o que deve fazer com o intuito de tomar decisões acertadas.

Mensure as informações

Você sabe exatamente quantos seguros a sua Corretora vendeu no último trimestre, o que foi mais procurado e qual o retorno disso? Além, claro, de quais as maiores dificuldades dos clientes?Sem ter um controle dos dados do negócio, fica difícil entender a demanda e adequar os processos. A falta dessas informações também é um obstáculo para o direcionamento das estratégias de expansão da empresa.Conte com a ajuda de tecnologias para mensurar essas informações e compreender o que pode ser facilitado, a fim de promover um melhor atendimento e uma postura mais descomplicada da empresa.

Otimize as reuniões

Reuniões são necessárias para alinhar os pontos, principalmente quando lidamos com equipes grandes. Porém, muitas são excessivamente longas, por falta de foco de quem conduz o encontro ou dos participantes.Faça um planejamento dos tópicos a serem abordados e deixe claro que a reunião deve ser objetiva e concisa. Avalie também a importância do comunicado e sempre que possível, faça a atualização por e-mail ou outro canal de comunicação.E você, já sabe quais são os processos burocráticos da sua corretora de seguros e o que fazer para diminuí-los? Tem alguma outra ideia para facilitar esses fluxos de trabalho? Demos aqui algumas sugestões que são aplicáveis a empresas de qualquer porte, as quais certamente vão ajudar seu negócio a otimizar tempo.Aproveite para baixar nosso ebook e obter mais informações para auxiliar sua gestão!

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