Controle de processos na corretora: onde você pode estar errando?

Omar Ajame
Controle de processos na corretora: onde você pode estar errando?

Você conhece bem o controle de processos, o que é e quais erros talvez cometa nesse processo? Saber exatamente como vai a condução das realizações internas da corretora é importante para garantir seu crescimento e a qualidade do serviço oferecido.

Quando falamos em corretoras, esse controle impacta diretamente a reputação da marca e o grau de confiança dos clientes. Quer saber mais sobre a importância desse controle e quais deslizes evitar? Então, leia este post até o final!

Qual é a importância do controle de processos nas corretoras?

Empresas que mantêm o controle de processos geralmente são mais lucrativas. Dentro desse grupo, as que investem solidamente em tecnologia adquirem um destaque significativo em relação aos concorrentes, inclusive quando se trata de corretoras de seguro.

Decisões tomadas com base em dados relevantes obtidos a partir do uso da computação são um diferencial competitivo. Se sua empresa está se planejando apenas pelo feeling — o popular achismo —, talvez seja a hora de rever seus processos.

Será que, em algum ponto de um processo mal-estruturado, não há perda de clientes? Uma performance comercial ruim tem tudo a ver com a falta de processos claros. Ao aprimorá-los, a corretora de seguros garantirá uma posição melhor no mercado.

Como fazê-lo de maneira eficiente?

Vamos apresentar práticas que já podem ser implementadas. Algumas delas exigem certo investimento em tecnologia e reestruturação, enquanto outras apenas uma nova abordagem das rotinas já adotadas. Entenda qual o processo correto na sequência.

Nunca deixe de contar com um planejamento

Corretores de seguros atuam em um mercado que, além de extremamente competitivo, vive em transformação, de acordo com o comportamento da sociedade e novos bens e serviços que surgem. Por isso, é fundamental estar sempre amparado por regras, procedimentos e processos bem-estruturados.

Nesse sentido, o planejamento estratégico deve ser a base para a tomada de decisões. É a partir dele que os processos subsequentes serão definidos conforme os objetivos da empresa.

Apoie-se em dados para tomar decisões

A atividade do corretor de seguros implica responsabilização direta sobre prejuízos que seus clientes possam sofrer, de acordo com o artigo 126 do Decreto-lei 73/66. Dessa forma, toda e qualquer decisão que não seja tomada de acordo com os dados fundamentados é um risco iminente. Uma aliada que pode proteger a corretora de eventuais erros é o processamento de dados.

O uso da computação em nuvem e do Big Data permite a coleta de dados massivos que podem nortear decisões importantes. Além disso, servem como fonte de informação, caso a empresa decida mudar algum ponto de seu plano de negócios. Pense nessa possibilidade — o uso de dados e informações em massa pode dar uma guinada para cima na performance.

Invista em automação

Utilizar a tecnologia a favor dos negócios implica não apenas a coleta de dados, como também o seu processamento e estruturação, a qual significa organizar o grande volume de informação armazenada de modo que elas sirvam para orientar a reformulação de processos e, até mesmo, para revelar quais deles estão deficitários.

Contar com um sistema de gestão para corretoras de seguros é uma das formas que os profissionais encontram para agilizar suas rotinas. Quando os processos passam a ser digitais, as chances de erros são virtualmente anuladas. Há ganhos diretos em produtividade e na rapidez dos processos de cadastro, controle financeiro, relacionamento com o cliente e outros.

Melhore a comunicação

A automação também ajuda a melhorar outro processo crítico: a comunicação. Não são raros os casos em que a corretora se organiza de forma verticalizada e fragmentada em departamentos que não se comunicam entre si.

Essa estrutura altamente hierarquizada é ruim para os negócios. Se seu empreendimento se encaixa nesse perfil, certamente você já deve ter passado por grandes dificuldades na hora de obter uma simples assinatura em um documento, certo?

Ao fazer um controle de processos efetivo, enxerga-se em quais pontos eles podem ser descentralizados. Isso ajudará a deixá-los mais ágeis, melhorando tanto a comunicação interna quanto o diálogo com os clientes.

Quais são os erros mais comuns no controle de processos?

Ficou claro como o controle de uma corretora de seguros deve ser feito? Apesar do cuidado nos processos, alguns erros de gestão são comuns também nesse setor e merecem atenção para que sejam evitados. Veja a seguir os principais.

Ausência do registro de movimentações

Sem um registro cuidadoso das movimentações, fica difícil entender a situação da corretora. Isso vale tanto para aquelas relacionadas aos clientes, como financeiras. Afinal, determinado processo está em andamento? Há algum cliente com pendência de pagamentos?

É essencial documentar tudo o que ocorre internamente, se possível em sistemas adequados que relacionem o histórico ao consumidor e permita uma visão completa dos dados.

Mistura de despesas pessoais e da empresa

Essa falha ocorre principalmente em empreendimentos pequenos ou que estão no início das atividades. O empresário usa o caixa da empresa para cobrir suas contas pessoais ou seu próprio dinheiro para quitar despesas corporativas.

Com o tempo, essa prática cria uma verdadeira confusão, impossibilitando o controle apropriado das finanças. Você não perceberá se a corretora realmente gera lucros ou prejuízos.

Para evitar, faça um planejamento financeiro cuidadoso, incluindo o capital de giro e uma reserva necessária para manter as operações nos primeiros meses, quando o retorno ainda é pequeno. Institua também o seu pró-labore, que será o seu salário pessoal. Abra contas bancárias específicas para a corretora e para seu uso pessoal e não misture os dois valores.

Não cumprimento de obrigações fiscais

Sim, nós vivemos em um país com uma alta carga de impostos. No entanto, não manter essas responsabilidades em dia pode trazer grandes problemas com a fiscalização. Atente-se a todos os pagamentos e tenha o apoio de um contador competente para isso.

Esse profissional pode até mesmo estudar novos enquadramentos de tributação para que a sua corretora mantenha as obrigações em dia e diminua o valor gasto em impostos, o que resulta no aumento da rentabilidade sem deixar de cumprir os preceitos legais.

Falta de definição de responsabilidades

É importante que os seus colaboradores sejam capazes de resolver problemas e entendam o funcionamento dos processos como um todo. Porém, definir quem é responsável por cada função ajuda a estruturar um fluxo de trabalho mais eficiente, diminuir a incidência de erros e dar maior clareza à gestão. Também é importante delegar as tarefas corretamente para evitar a sobrecarga de trabalho.

Com as informações deste post, provavelmente ficou mais claro o que é controle de processos, como realizá-lo corretamente e quais erros devem ser evitados. Em uma corretora de seguros, por se tratar de bens de alto valor, a atenção deve ser redobrada.

Se você precisa de ajuda na implementação de sistemas que auxiliam esse trabalho, entre em contato conosco e saiba como nossas soluções resolvem inúmeros problemas da sua corretora!

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